Việc trang trí không chỉ đơn giản để tạo ra một không gian đẹp mà còn làm tăng sự thu hút cho sự kiện, tăng tính chuyên nghiệp của buổi lễ và tạo cảm giác sang trọng, đặc biệt đối với các sự kiện lớn như lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, các bữa tiệc tối, hội nghị hay các dịp Lễ như Tết, mùa hè, Trung thu, Giáng sinh…

Có thể thấy, việc tổ chức sự kiện hiện nay là một trong những dịch vụ nhận được sự quan tâm đặc biệt từ các doanh nghiệp, vì khi một sự kiện được tổ chức thành công sẽ là đòn bẩy cho sự phát triển trong tương lai. Nổi bật trong dịch vụ tổ chức sự kiện là quá trình chuẩn bị và trang trí sự kiện như thế nào, vừa phù hợp với không gian, vừa tinh tế, sang trọng và đặc biệt là thể hiện được ý nghĩa hay thông điệp tổ chức của doanh nghiệp. Hãy cùng THI CÔNG EVENT khám phá một số ý tưởng trang trí sự kiện ấn tượng nhé!

Tại sao cần phải trang trí sự kiện?

Có thể thấy, mỗi chương trình, sự kiện được tổ chức ra đều nhắm đến một đối tượng riêng, có thể là khách hàng, đối tác, cũng có thể là nhân sự hay cán bộ của doanh nghiệp… Theo đó, dù là tổ chức sự kiện dành cho đối tượng nào, thì đây cũng danh mục không thể thiếu trong hoạt động doanh nghiệp. Thông qua đó góp phần tạo dựng hình ảnh thương hiệu, tiếp thị, truyền thông sản phẩm. Từ các sự kiện, doanh nghiệp còn có thể thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới, gián tiếp hoặc trực tiếp tăng trưởng doanh thu bán hàng.

Dựa trên ý tưởng, Ban tổ chức sẽ phát triển thành những nhánh ý tưởng nhỏ về trang trí sân khấu, thiết kế sảnh tiệc, boot chụp hình, lựa chọn màu sắc, bố cục, thiết kế trò chơi, lựa chọn quà tặng… Và hiển nhiên tất cả đều phải bám sát theo chủ đề và làm nổi bật lên chủ đề đó.

Tổ chức trang trí sự kiện còn được coi là một cách làm marketing, cũng cần phải lên kế hoạch, nghiên cứu xác định đối tượng khách hàng và cần phải có chương trình, kịch bản cụ thể... Vậy nên, cho dù tổ chức sự kiện mang tính kinh doanh hay là mang tính chất xã hội thì việc tổ chức sự kiện cũng góp phần tăng cường quảng cáo và phát triển thương hiệu của cá nhân hay đơn vị đầu tư tổ chức.

Trang trí sự kiện đóng vai trò rất quan trọng trong việc lan tỏa thông điệp của doanh nghiệp và tạo điểm nhấn ấn tượng cho sự kiện. Các yếu tố trang trí như đèn, âm thanh ánh sáng, hoa, màu sắc, cách bố trí không gian, trang trí bàn tiệc, trang phục... sẽ tạo ra ấn tượng đầu tiên và góp phần tạo nên không khí và cảm xúc cho khách mời tham gia sự kiện.

Nếu trang trí sự kiện được thực hiện tốt, nó sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ và nâng cao giá trị của sự kiện, đồng thời tạo ra một không gian đẹp mắt và cuốn hút cho khách mời. Điều này cũng sẽ giúp sự kiện của bạn được ghi nhớ và đánh dấu trong ký ức của người tham dự.

Việc trang trí phải phù hợp với chủ đề của sự kiện ?

Nhằm tạo ra một không gian độc đáo, thích hợp, và giúp khách mời có được trải nghiệm sâu sắc hơn. Chẳng hạn, nếu sự kiện của bạn là một bữa tiệc Trung thu cho trẻ em, phần trang trí nên được thiết kế với màu sắc tươi sáng, hình ảnh hoạt hình và các chi tiết liên quan đến chủ đề Trung thu, như mặt trăng tròn, chị Hằng, chú Cuội, thỏ Ngọc, lồng đèn, bánh trung thu…

Việc trang trí sự kiện phù hợp với chủ đề sẽ giúp tạo nên một không gian đặc biệt, đầy sáng tạo và truyền tải được thông điệp của sự kiện một cách hiệu quả, tạo nên sự ấn tượng đối với khách mời tham dự.

Ngoài ra, sự khác biệt trong cách trang trí cũng là một yếu tố giúp tạo sự đặc biệt cho sự kiện, góp phần làm nổi bật sự kiện của bạn so với các sự kiện cùng chủ đề khác. 
 

Các bước lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Thực tế, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn, nó giống như một nút thắt mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu suôn sẻ và tuôn trào theo ý muốn. Vậy làm sao để có được một ý tưởng độc đáo, hấp dẫn? Không chỉ cần bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn phải nghiên cứu nhu cầu, mong muốn của người tham dự chương trình.

Chính vì vậy, bạn phải thật sự nghiêm túc trong việc xây dựng ý tưởng sự kiện, sáng tạo ra được những nội dung đặc sắc, mới mẻ. Cụ thể, công việc lên ý tưởng sự kiện sẽ bao gồm:

Bước 1: Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề chương trình

Xác định rõ mục đích, hướng đến đối tượng, đòi hỏi hình thức tổ chức sự kiện theo hướng nghiêm túc hay giải trí? Việc hiểu rõ được nội dung của chương trình sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc tìm chủ đề chính. 

• Với những sự kiện có tính chất nghiêm túc như: Hội thảo, hội nghĩ, lễ khởi công, lễ khánh thành, lễ khai trương sẽ không đòi hỏi nhiều về chủ đề. Bởi chủ đề chính đã có sẵn theo mục đích tổ chức. 
• Với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Tổ chức ngày hội gia đình, Festival doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ tri ân, sự kiện lễ hội… thì bước lên ý tưởng chủ đề sẽ quan trọng hơn. Người lên ý tưởng cần nắm bắt được bắt kịp xu hướng, biết được nhu cầu và sự quan tâm của người tham gia ở thời điểm hiện tại. Có thể dựa vào chủ đề sự kiện theo năm của nhà nước hoặc tự nên nội dung theo mong muốn của doanh nghiệp. 

Bước 2: Xây dựng kịch bản

Sau khi đã tìm được chủ đề cho chương trình, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dịch kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện... Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến.

Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức

Có hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời. 

Tổ chức trong nhà

• Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện nhỏ và vừa, không gian sạch sẽ, sang trọng, không cần lo lắng đến vấn đề thời tiết. Do không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn trong việc điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà đa phần sẽ rẻ hơn do với hình thức ngoài trời.
• Nhược điểm: Chính là không gian. Với những chương trình đông người, có thể gây cảm giác bí bách, chật chội, hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, gameshow cần khoảng không gian.
• Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, resort, hội trường, sân vận động…

Tổ chức ngoài trời

• Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và lớn, không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho người tham dự. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi, các trò chơi Team building quy mô lớn. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: hội chợ, lễ hội…
• Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự lớn để bao quát được không gian sự kiện và chịu ảnh hưởng của thời tiết. 
• Địa điểm: Bãi biển, các khu du lịch sinh thái, resort, công viên, các điểm du lịch… 

Bước 4: Ý tưởng trang trí sự kiện

Về khâu trang trí, bạn cần nắm được màu sắc chủ đạo, hình ảnh chủ đạo của chương trình. Từ đây triển khai các ấn phẩm trang trí sự kiện sao cho thật độc đáo, dễ nhìn và dễ nhận diện. 

Từ những điểm chủ chốt như âm thanh, ánh sáng, backdrop, màn hình led, cách sắp xếp chỗ ngồi, sân khấu, photo booth, Standee... cho đến những chi tiết nhỏ nhặt như cách gấp khăn ăn, bình hoa trang trí, hashtag chụp ảnh, màu sắc thảm lối đi... cũng phải được lên ý tưởng, chọn lựa kỹ càng. 

Những lưu ý về cách trang trí sự kiện

Khi trang trí sự kiện, cần lưu ý các điểm sau đây:

• Chọn chủ đề phù hợp: Chọn chủ đề phù hợp với loại sự kiện và đối tượng khách mời. Chủ đề nên thể hiện tính chất và mục đích của sự kiện.
• Sử dụng màu sắc hài hòa: Sử dụng màu sắc phù hợp và hài hòa với chủ đề của sự kiện. Nên tránh sử dụng quá nhiều màu sắc gây ra sự phức tạp và không đồng nhất.
• Tối ưu hóa không gian: Thiết kế trang trí sao cho tối ưu hóa không gian, tạo không gian thoáng và không bị chật chội.
  Sử dụng vật liệu đa dạng: Sử dụng các vật liệu khác nhau để tạo ra hiệu ứng trang trí độc đáo và đa dạng. Vật liệu bao gồm: hoa, lá, đèn trang trí, vải, giấy, và các vật dụng trang trí khác.
• Tạo điểm nhấn: Tạo điểm nhấn ấn tượng để thu hút sự chú ý của khách mời và tạo nên sự khác biệt cho sự kiện.
• Phối hợp ánh sáng: Ánh sáng là một yếu tố quan trọng trong trang trí sự kiện. Phối hợp ánh sáng để tạo nên hiệu ứng trang trí đẹp mắt.
• Đảm bảo an toàn: Trang trí sự kiện cần đảm bảo an toàn cho khách mời, tránh các vật dụng trang trí có thể gây nguy hiểm hoặc cản trở sự di chuyển của khách mời.
• Giữ vệ sinh: Giữ vệ sinh khu vực trang trí để tạo sự gọn gàng và thoải mái cho khách mời.

Lựa chọn đơn vị trang trí sự kiện uy tín

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và thi công trang trí sự kiện, THI CÔNG EVENT đã thực hiện thành công nhiều dự án trang trí sự kiện cho các khách hàng tại Việt Nam. 

Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp trang trí độc đáo và sáng tạo, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, từ ý tưởng đến thiết kế và thi công. Bên cạnh đó, THI CÔNG EVENT luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian hoàn thành dự án đúng tiến độ đã thỏa thuận với khách hàng.